TIETOSUOJASELOSTE
Karl Forsström Aktiebolag
Tämä on Karl Forsström Ab:n tietosuojaseloste, jossa kuvataan, miten Karl Forsström Ab kerää ja käsittelee työntekijöidensä, asiakkaidensa ja muiden henkilöiden (jäljempänä ”rekisteröidyt”) henkilötietoja.
Tämä tietosuojaselosteen avulla Karl Forsström Ab täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, jäljempänä ”Tietosuoja-asetus”) 13 artiklan mukaisen informaatiovelvoitteensa.
Seloste on laadittu 28.5.2018. Viimeisin muutos on tehty 13.9.2018.
Rekisterinpitäjä
Karl Forsström Ab, Särkisalontie 1361, 25640 Förby. Y-tunnus: 0398565-0.
Yhteyshenkilö
Satu Lindström, puh: 02 – 7757 220; info@karlforsstrom.fi
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Työntekijät
Karl Forsström Ab käsittelee työntekijöidensä henkilötietoja työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvotteiden hoitamiseen. Käsittelyperuste on sopimus työntekijän kanssa.
Venepaikan, telakointipaikan, asunnon tai kiinteistön vuokraajat ja vuokraajien yhteyshenkilö Karl Forsström Ab käsittelee niiden henkilöiden henkilötietoja, jotka ovat vuokranneet venepaikan, telakointipaikan, asunnon tai kiinteistön Karl Forsström Ab:lta. Karl Forsström Ab käsittelee myös niiden henkilöiden henkilötietoja, jotka toimivat vuokralaisena toimivan yhteisön yhteyshenkilönä.
Karl Forsström Ab käsittelee vuokralaisten ja vuokralaisten yhteyshenkilöiden henkilötietoja sopimusten mukaisten velvotteiden ja laskutuksen hoitamiseen. Vene- tai telakointipaikan vuokranneille Karl Forsström Ab lähettää myös 1-2 kertaa vuodessa satamaa koskevan info-kirjeen.
Käsittelyperuste on sopimus rekisteröidyn kanssa ja yhteisöasiakkaiden kohdalla Karl Forsström Ab:n oikeutettu etu käsitellä vuokralaistensa yhteyshenkilöiden henkilötietoja sopimusvelvotteidensa täyttämiseen.
Muut henkilöt
Karl Forsström Ab käsittelee asiakkaidensa, yhteistyökumppaneidensa, alihankkijoidensa ja näiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja sopimusten mukaisten velvollisuuksien täyttämiseen, tavanomaiseen kommunikaatioon sekä laskutukseen. Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on Karl Forsström Ab:n oikeutettu etu ylläpitää yhteistyösuhdettaan ja suorittaa sopimuksiin liittyviä velvollisuuksia.
Karl Forsström Ab:lla on tallentavaa kameravalvontaa satama-alueella alueen turvallisuuden varmistamiseksi ja rikosten ehkäisemiseksi. Käsittelyperuste on Karl Forsström Ab:n oikeutettu etu valvoa satama-alueen ja asiakkaidensa omaisuuden turvallisuutta
Mitään Karl Forsström AB:n keräämia henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisterin tietosisältö
Työsuhde: nimi, henkilötunnus, lähin omainen, siviilisääty, työkokemus, alkamispäivä, tehtävä yrityksessä, kielitaito, koulutus, kurssit, ajokortti ja asevelvollisuus
Palkanlaskenta: palkkaryhmä, rahapalkka, veroprosentti, luontaisedut,
Vene- ja telakkapaikkojen vuokraus: nimi, osoite, puhelinnumero ja mahdollinen sähköpostiosoite
Kiinteistön tai asunnonvuokraus: Nimi, henkilötunnus, avo-tai aviopuolison nimi ja henkilötunnus, osoite, puhelinnumero
Muut myynnin laskutukseen liittyvät: nimi ja osoite
Kameravalvonta: Sataman kameravalvontatiedot sisältävät tiedot kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä.Videokuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Henkilöiden puhetta ei tallenneta. Kameravalvonnasta alueella on tiedotettu kyltein.
Säännönmukaiset tietolähteet
Karl Forsström Ab kerää henkilötiedot pääasiassa seuraavilta tahoilta:
Työsuhde: Työntekijä itse
Vene- ja telakkapaikan vuokraus: Venepaikan tai telakointipaikan vuokraaja itse
Kiinteistön tai asunnon vuokraus: Kiinteistön tai asunnonvuokraaja itse vuokrasopimuksen teon yhteydessä. Kiinteistön ostajan tiedot itse kauppakirjan teon yhteydessä.
Myyntireskontra: Myyntireskontran asiakkaat itse
Tietojen luovuttaminen
Karl Forsström Ab luovuttaa henkilötietoja vain tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tilanteissa tai lain siihen velvoittaessa.
Työntekijöidensä tietoja Karl Forsström Ab luovuttaa lakisääteisille tahoille kuten työnantajaliitolle, eläkeyhtiölle, vakuutusyhtiölle, verohallinnolle, työterveyshuollolle ja Kansaneläkelaitokselle.
Kameravalvonnassa kerättyjä tietoja luovutetaan, kun poliisi tai muu toimivaltainen viranomainen erikseen laissa säädetyssä tarkoituksessa vaatii rekisterin ykilöityä tietoa haltuunsa.
Karl Forsström Ab luovuttaa keräämiään henkilötietoja alihankkijoilleen, jotka suorittavat tehtäviä Karl Forsström Ab:n lukuun sopimuksen perusteella (”Henkilötietojen käsittelijät”).
Alihankkijoilla on oikeus käyttää henkilötietoja vain tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin ja heidän tulee suorittaa tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimet henkilötietojen suojaamiseen.
Henkilötietojen säilytysaika
Työsuhdetietoja säilytetään työsuhteen loppumisesta kymmenen (10) vuotta. Palkkakirjanpitoaineisto säilytetään kymmenen (10) vuotta.
Myyntireskontran aineisto säilytetään kymmenen (10) vuotta.
Vene-ja telakointipaikkojen vuokraajien tiedot säilytetään niin kauan kuin vuokrasuhde on voimassa.
Asunnon tai kiinteistön vuokrasopimukseen tai asuntokauppaan perustuvia tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt, asuntokauppa on tehty ja vuokrasuhteeseen tai asuntokauppaan liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut.
Mikäli kameravalvonnan tiedot ovat alueen turvallisuuteen liittyvän tutkinnan kohteena, tietoja säilytetään tutkinnan kannalta tarpeellisen ajan. Tutkinnan päätyttyä tietoa säilytetään sen ajan, joka on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten. Mikäli tiedot eivät ole tutkinnan kohteena, tietoja säilytetään enintään vuosi.
Muita tietoja säilytetään niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa esitetyn tarkoituksen toteuttamiseksi.
Tietojen siirto EU/ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääasiassa siirretä EU/ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietojen käsittelijät saattavat kuitenkin Karl Forsström AB:lle olevia velvoitteita täyttäessään siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja siirretään kuitenkin vain Tietosuoja-asetuksen mukaisissa rajatuissa tilanteissa asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojauskeinoja käyttäen.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Henkilötietoja koskeviin tiedostoihin pääsevät vain nimetyt henkilöt henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Manuaaliset tiedot säilytetään lukittavissa arkistokaapeissa. Aineisto hävitetään tietoturvallisesti lukitussa astiassa.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Tietyssä tilanteissa rekisteröidyllä on myös oikeus käsittelyn rajoittamiseen tai henkilötietojen poistamiseen. Mikäli rekisteröidyn tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella, rekisteröidylläon tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä.
Mikäli rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään automaattisesti ja Karl Forsström Ab:n ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja luettavissa olevassa muodossa ja oikeus vaatia tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli sen on teknisesti mahdollista.
Mikäli rekisteröity haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai käyttää muita hänelle kuuluvia oikeuksia, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Karl Forsström AB voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Karl Forsström Ab vastaa asiakkaalle Tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti yhden (1) kuukauden kuluessa.
Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti, rekisteröidyllä on mahdollista tehdä valitus asiasta valvontaviranomaiselle.
Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin
Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi muihin kuin tässä tietosuojaselosteessa ilmoitettuihin tarkoituksiin.